Avec la numérisation du Moniteur belge (JustPublish) et le nouveau site Moniteur.be, une nouvelle étape importante a été franchie dans la numérisation de la Justice. Le ministre de la Justice, Paul Van Tigchelt, souhaite profiter de l’occasion pour faire le point. Le train de la numérisation est bien sur les rails et porte ses fruits. Plusieurs nouvelles applications ont été lancées et les services en ligne disponibles via Just-on-web se sont multipliés ces dernières années : de la consultation des dossiers pénaux à la création d’une entreprise en passant par la gestion d’un règlement collectif de dettes. En outre, de nombreuses applications sont en cours de développement et seront introduites l’année prochaine. Il reste toutefois beaucoup de travail à accomplir et il faudra encore plusieurs années avant d’arriver à une numérisation totale.
La numérisation n’est pas une fin en soi, mais un moyen de rendre la Justice plus efficace, d’en faciliter l’accès et d’en améliorer le service. Cependant, la Justice belge est à la traîne en termes de numérisation, et ce, depuis des décennies. Il s’agissait donc d’une priorité lors de l’entrée en fonction du gouvernement en octobre 2020. Pour permettre un processus de numérisation complet, le budget informatique a été augmenté de 40 à 90 millions d’euros par an. 115 millions d’euros de fonds européens ont également été débloqués pour faire entrer la Justice au 21e siècle. Le processus de numérisation actuel est radicalement différent des projets globaux du passé, qui ont échoué, tels que Mammouth, Khéops et Phénix.
En effet, cette fois-ci, nous nous sommes laissé guider par l’utilisateur en développant 28 applications distinctes avec les différentes entités. Ces applications peuvent être divisées en trois catégories : le dossier numérique, le tribunal numérique et la prison numérique. En arrière-plan, des bases de données sont croisées si nécessaire. L’avantage de cette approche ascendante est que l’ensemble du processus de numérisation n’est pas entravé par la défaillance d’un seul composant.
Pour pouvoir numériser, il était indispensable de disposer d’un équipement informatique moderne. Depuis octobre 2020, 17 407 nouveaux ordinateurs portables, 2 949 nouveaux ordinateurs de bureau et 2 500 seconds écrans ont été distribués au sein de l’ordre judiciaire. Les tribunaux ont été équipés d’un total de 250 kits de vidéoconférence et nous avons distribué 2 900 webcams. 306 greffes ont été équipés d’un terminal de paiement. Anno 2024, cela ne semble pas extraordinaire, mais il y a encore quelques années, on ne pouvait y payer qu’en espèces ou au moyen d’un bon de greffe.
Just-on-web
Just-on-web est accessible depuis octobre 2021 en tant que portail numérique central de la Justice pour les citoyens, les avocats et les prestataires de services externes. Pour le monde extérieur, c’est le visage de la numérisation. Entre autres, on peut désormais y payer des amendes routières (JustFines), demander un plan de paiement (Justinstallment), suivre un dossier de tutelle (JustProtect), consulter un dossier pénal (JustConsult), consulter un jugement du tribunal de police et du tribunal de paix (JustJudgment), créer une société par acte sous seing privé (JustAct), déposer des conclusions et des pièces en tant qu’avocat (JustDeposit), introduire des états de frais tant que prestataire de services externe (Justinvoice), rechercher un traducteur ou un interprète assermenté ou rechercher un acte. Mais derrière Just-on-web, qui enregistre en moyenne 59 690 pages consultées par jour, se cachent d’innombrables processus numériques.
Le dossier numérique
Pour numériser la Justice de A à Z, tous les documents doivent être créés numériquement dès le départ, être introduits numériquement et traités numériquement. C’est ce qu’on appelle le dossier numérique.
Avant, la police rédigeait les procès-verbaux sous forme numérique pour ensuite les imprimer et les envoyer par courrier à la Justice. Il était ensuite ajouté dans un dossier et, le cas échéant, scanné à nouveau. Depuis septembre 2023, les procès-verbaux de la police peuvent être transmis numériquement à la Justice via ePV. Cela représente aujourd’hui quelque 5 000 procès-verbaux par jour. La Justice peut ouvrir ces fichiers numériques dans l’application JustView, qui a également été introduite l’année dernière.
L’application JustEvidence a été créée pour la gestion de pièces à conviction dans un dossier tel que les preuves et les affaires saisies. En effet, l’enregistrement des pièces à conviction, le suivi de leur lieu de stockage et la décision quant à leur utilisation sont des tâches qui demandent beaucoup de travail à la police et à la Justice. Depuis décembre 2021, l’utilisation de JustEvidence est obligatoire. Chaque pièce à conviction reçoit depuis lors une étiquette à code-barres au moment de sa saisie. D’ici 2023, 505 708 pièces à conviction auront été enregistrées numériquement. Auparavant, il s’agissait de pages individuelles classées dans des fardes.
Les avocats et les citoyens peuvent déposer des conclusions, des dossiers, des requêtes et des lettres par voie numérique via l’application JustDeposit qui a été intégrée à Just-on-web. Le nombre de documents déposés numériquement en 2023 était de 1 397 087, contre 367 657 en 2019. À partir de l’automne 2024, JustDeposit sera étendu des affaires civiles aux affaires pénales. Dès lors, les experts, les traducteurs et les services publics pourront également soumettre leurs documents de manière numérique via JustDeposit. Grâce à cette application, les justiciables et les prestataires de services n’auront plus à se rendre au tribunal uniquement pour y déposer des documents. Dans les affaires civiles, il sera possible d’entamer une procédure via Just-on-Web.
Les parties concernées dans les affaires pénales peuvent accéder à leur dossier numériquement par le biais de Just-on-web. L’accès est demandé via JustRequest en utilisant l’eID, ce qui nécessite l’approbation du greffier. Le dossier peut ensuite être consulté via JustConsult. Cette application a été mise en service en juin 2022 pour les enquêtes terminées. En 2023, 184 316 consultations numériques ont été effectuées par des avocats et des citoyens. Ainsi, au greffe, les avocats ne sont plus obligés de prendre des photos de dossiers papier ou d’un écran d’ordinateur avec leur smartphone pour ensuite les réimprimer au bureau. De même, les victimes ne doivent plus se rendre au greffe pour consulter leur propre dossier, mais peuvent le faire numériquement depuis leur propre environnement familier ou dans un palais de justice avec l’aide d’un assistant de justice. Depuis février 2024, le champ d’application a été étendu aux enquêtes en cours et peut être imprimé directement.
JustJudgment, dont la base juridique a été posée en octobre 2022, est la dernière pièce du dossier numérique. Il s’agit de la base de données numérique centrale contenant tous les jugements et arrêts. Chaque année, un demi-million de jugements du tribunal de police et de la justice de paix sont déjà mis à la disposition des justiciables via Just-on-web. La poursuite du développement de JustJudgment a toutefois subi des retards techniques. La mise en service progressive est désormais prévue pour la deuxième partie de l’année 2024. Dans un premier temps, ce sera le tour des arrêts de la Cour de Cassation. À terme, tous les jugements numériques de toutes les cours et de tous les tribunaux seront inclus dans la base de données. JustJudgment disposera également d’une section externe où toutes les décisions, bien que pseudonymisées, seront publiées. Un moteur de pseudonymisation utilisant l’intelligence artificielle est en cours de développement à cette fin.
La mise en œuvre de JustJudgment coïncidera avec le lancement de JustSign et JustSend, grâce auxquels les jugements seront signés numériquement et le flux de documents sera numérisé.
JustSignal est l’application de gestion des conditions de libération permettant un meilleur suivi des personnes sous conditions. Cette application n’a pas encore été lancée et est en cours de développement. Son lancement est prévu pour l’automne 2024. Actuellement, l’application I+Belgium, devenue obsolète, est encore utilisée.
L’application JustRegister, quipermet de consulter facilement les casiers judiciaires, est déjà utilisée par les magistrats. La composante externe, qui permet aux citoyens de demander eux-mêmes un extrait de casier judiciaire, est encore en cours de développement et sera ajoutée à Just-on-web. Pour cela, il faut encore s’adresser au guichet de sa commune. Toutefois, un code QR a déjà été ajouté afin que, par exemple, les employeurs puissent facilement vérifier si le document est authentique et à jour.
En décembre 2022, la Banque de données des Actes de l’État Civil (BAEC) a été ajoutée à Just-on-web, centralisant les actes de naissance et de mariage, entre autres, désormais disponibles en ligne. Depuis lors, les citoyens ne doivent plus se rendre au guichet de la commune ou de l’hôtel de ville pour effectuer ces démarches. Certaines communes disposaient d’un guichet électronique, d’autres non. Le lien entre la BAEC et Just-on-web a permis d’assurer l’uniformité. Depuis son lancement, 21 millions de copies ou d’extraits ont été délivrés sous forme numérique.
Beaucoup de choses ont également été réalisées sur le plan juridique pour rendre le dossier numérique possible. Par exemple, la législation stipule encore souvent explicitement que certaines formalités doivent être accomplies, par exemple ‘par courrier recommandé’ ou ‘avec signature’. Certaines bases de données et applications ont besoin d’une base juridique. C’est pourquoi de nombreux articles de loi sont modifiés au cours de cette législature par les lois I, Ibis, et II portant dispositions en matière de digitalisation de la justice et dispositions diverses. Un changement important est que le fichier numérique est considéré comme un fichier source authentique et qu’une signature électronique remplace la signature traditionnelle.
Le tribunal numérique
Avec l’arrivée et le traitement numérique de toutes les pièces, un processus de travail uniforme est également nécessaire au sein des cours, des tribunaux et des parquets. Au sein de l’ordre judiciaire, jusqu’à 20 systèmes de gestion de dossiers différents se sont développés en parallèle. Ils sont désormais remplacés par JustOne et JustCase.
Le système de gestion de dossiers JustOne est le nouvel environnement de travail virtuel pour tous les magistrats qui travaill(ai)ent avec le système de gestion de dossiers MaCH, devenu obsolète. Toutes les applications pertinentes dont un magistrat a besoin sont liées à JustOne, comme décrit ci-dessus et ci-dessous. Des bases de données externes telles que la BDC (Banque de données commune sur le terrorisme, l’extrémisme et le processus de radicalisation) sont également accessibles via JustOne. Le déploiement de l’application a commencé dans tous les parquets depuis le début de l’année 2024. Il y a déjà quelque 500 utilisateurs actifs par jour et ce nombre augmente au fur et à mesure que les procureurs adoptent complètement le nouveau système. Le suivi des affaires est ainsi beaucoup plus efficace et des voyants lumineux s’allument automatiquement lorsque les délais risquent d’être dépassés ou que certaines affaires ne sont pas suivies. Une version adaptée de JustOne a été développée pour les parquets généraux et auditorats généraux, les parquets de police, les auditorats du travail, les tribunaux correctionnels de première instance, les tribunaux de police, les justices de paix et les administrations, chacune avec la même base mais avec une mise en page et des modules spécifiques adaptés à chaque entité. Toutes seront lancées en 2024 et début 2025.
Le système de gestion des dossiers JustCase est en cours de développement et sera mis en œuvre à la Cour de Cassation, dans les tribunaux de l’exécution des peines, les tribunaux de la jeunesse et les parquets de la jeunesse. Cette mise en œuvre est encore prévue pour 2024.
Désormais, les audiences peuvent également être organisées sous forme numérique. La base juridique de cette possibilité a été approuvée par le Parlement en avril 2024. JustCourt a été conçu spécifiquement pour les audiences par vidéoconférence et les audiences hybrides. Cette application a été livrée et sera mise en service dans les tribunaux de Malines, Bruxelles et Marche-en-Famenne à partir de la fin du mois de mai 2024. Grâce à JustCourt, les parties concernées peuvent plaider une affaire par voie numérique devant le tribunal. Grâce à cette application, il est également possible de demander le report et la gestion des audiences est intégrée. Grâce à cette dernière, les citoyens, les avocats, les interprètes et les experts auront une meilleure vue d’ensemble des affaires en cours et de l’heure à laquelle elles sont entendues, ce qui permettra de réduire les pertes de temps liées à l’attente sur place. Cela permettra également d’organiser plus efficacement le transport des détenus.
Afin d’accroître l’efficacité de certaines procédures spécifiques, de faciliter l’accès à la Justice et d’améliorer la qualité des services, plusieurs applications distinctes ont été développées.
JustProtect est l’application de gestion des dossiers d’administration judiciaire et est accessible via Just-on-web depuis 2021. Elle permet aux citoyens de suivre leurs propres dossiers d’administration. Depuis son lancement, 619 027 documents ont été envoyés par voie électronique plutôt que par lettre. Durant cette période, 434 056 requêtes ont également été déposées par voie électronique, dont environ 80 % par des avocats, 18 % par des citoyens et 2 % par des collaborateurs d’institutions.
JustRestart est le registre central pour le règlement collectif des dettes et a été lancé sur Just-on-web en novembre 2023. C’est la profession des avocats qui a développé et qui gère cette application. La procédure du tribunal du travail a été entièrement numérisée. Les citoyens, les personnes morales, les huissiers de justice et les avocats y ont accès et peuvent gérer les dossiers à distance depuis lors. Plusieurs problèmes initiaux sont apparus lors du démarrage, mais ils ont été presque entièrement éliminés. JustRestart contient aujourd’hui 59 016 dossiers et 54 522 recouvrements de créances ont été introduits sous forme numérique.
Les avocats ont également développé Justinsolvent, anciennement connu sous le nom de RegSol. Lancée en 2017, cette plateforme numérique en ligne facilite le traitement des dossiers de faillite, de réorganisation judiciaire et de transfert sous autorité judiciaire. Elle doit encore être intégrée à Just-on-web.
Grâce au lancement de JustAct en octobre 2023, la constitution d’une A.S.B.L. se fait de manière entièrement numérique. C’est également le cas pour les autres sociétés pour lesquelles un acte sous seing privé suffit. Entre-temps, les formulaires de constitution ont été standardisés et rendus plus conviviaux. La prochaine étape consiste à ce que les modifications des statuts, les nominations, les changements de siège et bien d’autres choses encore puissent également être effectuées via JustAct.
Justinvoice est l’application de facturation des prestations des prestataires de services externes. Depuis juin 2022, ils peuvent soumettre leurs états de frais via Just-on-web. Grâce à l’amélioration des processus de travail et à l’introduction de Justinvoice, les délais de paiement des frais de justice ont diminué, passant d’une moyenne de 63 jours en 2020 à une moyenne de 18 jours en 2023. Le nombre de factures payées dans les 30 jours par la Justice est passé de 48 % en 2020 à 91 % en 2023. Depuis son lancement, 2 800 utilisateurs uniques ont soumis 145 000 factures par voie numérique. Le bureau de mesure de l’Agence pour la simplification administrative (ASA) a calculé que les coûts de gestion de la Justice diminueraient de 3,7 millions d’euros si l’utilisation de Justinvoice devenait obligatoire. À terme, c’est ce qui est prévu, même si les prestataires de services bénéficieront d’abord d’un temps d’adaptation.
Lors du lancement de Just-on-web, JustFines a été intégré comme l’une des premières applications. Elle permet aux citoyens de payer leur amende par voie numérique, de la contester ou de demander un plan de paiement (Justinstallment). En 2023, la moitié des amendes étaient payées numériquement à l’aide d’un code QR. Le taux de paiement est de 90 %, contre 80 % en 2017. Un an après l’introduction des plans de paiement en novembre 2022, 44 362 citoyens en avaient déjà fait la demande. Le bureau de mesure de l’ASA a calculé que JustFines permet une réduction de la charge administrative de 23 millions d’euros pour la police. Justinstallment permet une réduction de la charge de 431 463 euros pour la Jsutice et de 324 978 euros pour les citoyens.
JustBan est le registre central des interdictions de gérer prononcées par un juge. Cette application a été ajoutée à Just-on-web en octobre 2023. Depuis lors, chacun peut vérifier si la personne ou l’entreprise avec laquelle il traite a oui ou non fait l’objet d’une interdiction de gérer. Cela doit permettre d’éviter que des entrepreneurs malhonnêtes ne fassent de nouvelles victimes. La base de données contient quelque 10 000 interdictions de gérer prononcées par un juge pénal. Depuis son lancement, 38 618 recherches y ont été effectuées. Bientôt, les interdictions de gérer prononcées par un juge civil y seront également reliées.
Grâce à la première version de JustStamp, depuis décembre 2022, les citoyens ne doivent plus se rendre à Bruxelles pour faire légaliser des documents officiels s’ils ont été traduits par un traducteur assermenté. Lorsque des documents officiels belges sont nécessaires à l’étranger, ils doivent généralement être traduits dans la langue nationale concernée et légalisés en Belgique au moyen d’un cachet physique. En effet, les 2.500 traducteurs assermentés sont connectés à la plateforme eLegalization du SPF Affaires étrangères, ce qui fait que ce processus se déroule par voie numérique. Entre-temps, 23 079 dossiers de demandes de légalisation ont été introduits dans l’outil. Selon le bureau de mesure de l’ASA, cela représente une économie en termes de coûts administratifs de 18 millions d’euros répartis entre les traducteurs assermentés, les administrations et les citoyens. Parallèlement, JustStamp, le cachet numérique de la Justice, est en cours de développement.
JustPublish est le nouveau système de gestion de fichiers du Moniteur belge qui a été mis en place et qui permet un traitement des données beaucoup plus fluide. Depuis aujourd’hui, le Moniteur belge dispose également d’un tout nouveau site web, et ce, pour la première fois depuis 27 ans. Le site Moniteur.be a non seulement un aspect beaucoup plus moderne, mais il est aussi plus convivial en termes de recherches. Les publications disponibles remontent désormais à 1960 et non plus à 1997. En outre, les codes juridiques complets sont disponibles dans la base de données Justel. La prochaine étape est un nouveau portail pour les institutions qui soumettent des demandes de publication. Un outil d’intelligence artificielle sera également intégré, ce qui permettra, entre autres, d’améliorer encore la fonction de recherche. Nous sommes actuellement en train de tester différents moteurs de recherche IA sur le contenu non personnel du Moniteur belge pour voir quel modèle produit les meilleurs résultats, à la fois en termes de précision des résultats et de coût.
JustGuardian sera l’application permettant de suivre les affaires de tutelle et JustFamily l’application pour les procédures judiciaires familiales dans le cadre d’un divorce ou d’arrangements concernant les enfants. Toutefois, le développement de ces applications a été retardé et leur lancement n’est pas encore en vue. À terme, elles devraient être ajoutées à Just-on-web.
La prison numérique
La transformation numérique bat également son plein au sein de nos prisons.
JustFromCell est la plateforme numérique que les détenus peuvent utiliser depuis leur cellule. Elle permet de faciliter leur réinsertion. Grâce à l’application, il est en effet possible, entre autres, de communiquer avec la direction de la prison et le service psychosocial, de suivre le dossier individuel de détention, de passer des commandes personnelles, de lire des livres électroniques, d’utiliser des outils de traduction, de suivre des formations et de postuler à des emplois. JustFromCell est déjà utilisé dans les établissements pénitentiaires de Haren, Termonde, Arlon, Ypres, Bruges et Ittre. Cela représente quelque 3 000 détenus. La mise en œuvre se poursuit systématiquement dans les autres prisons. Tournai, Leuven-Hulp, Namur, Leuven Centraal, Gand, Hasselt, Saint-Hubert sont les prochaines sur la liste. Cela représente 3 000 détenus supplémentaires.
JustPrison devait remplacer le système de gestion des dossiers SIDIS Suite, actuellement obsolète. Il devait offrir beaucoup plus de fonctionnalités pour mieux suivre les dossiers individuels des détenus. Cependant, en raison de problèmes de développement et de retards persistants, la collaboration avec le partenaire privé a été interrompue. Un nouveau marché public est en cours de publication. Entre-temps, la continuité de cette application importante continuera à être garantie par SIDIS Suite.
JustCare est le successeur d’Epicure, le système de gestion des dossiers pour les soins de santé au sein des prisons. Avec JustCare, les médecins et les psychologues seront en mesure de constituer un dossier patient numérique qui soit totalement aligné sur les soins de santé dispensés en dehors de la prison. JustCare est en cours de développement. Sa livraison est prévue pour l’automne 2024.
Paul Van Tigchelt, ministre de la Justice : « Le train de la numérisation de la Justice a atteint sa vitesse de croisière. Cette législature a marqué le lancement de nombreuses applications et l’introduction de nouveaux systèmes de gestion des dossiers qui permettent à la Justice de fonctionner plus efficacement dans les coulisses. Mais beaucoup de choses changent également au premier plan. Sur Just-on-web, les citoyens, les avocats et les prestataires de services peuvent désormais accéder à de nombreux services : consulter des dossiers pénaux, déposer des documents devant les tribunaux, gérer des dossiers d’administration judiciaire et de règlements collectifs de dettes, payer une amende et demander des plans de paiement, consulter le registre des interdictions de gérer, créer une A.S.B.L., etc. Nous veillons également à adopter les nouvelles technologies au sein de la Justice. Par exemple, il y a plusieurs applications dans lesquelles nous voulons intégrer l’intelligence artificielle. Il est vrai que toutes les applications n’ont pas été couronnées de succès. Nous avons rencontré de nombreux obstacles et tout ne fonctionne pas toujours comme prévu. Mais c’est précisément grâce à cette approche segmentée que nous avons pu faire en sorte que cela ne bloque pas notre progression globale. Le travail est loin d’être terminé. Il s’agit d’un gros projet qui s’étend sur plusieurs législatures. Mais la Justice est enfin lancée dans la bonne voie. »