Met de digitalisering van het Belgisch Staatsblad (JustPublish) en de nieuwe website Staatsblad.be is opnieuw een belangrijke stap gezet in de digitalisering van Justitie. Van de gelegenheid maakt minister van Justitie Paul Van Tigchelt graag gebruik om een stand van zaken van de digitalisering van Justitie te geven. De digitaliseringstrein is op de rails gezet en levert inmiddels resultaat op. Er zijn verschillende nieuwe applicaties en toepassingen gelanceerd en de onlinedienstverlening via Just-on-web is de afgelopen jaren sterk uitgebreid: van strafdossiers inkijken, een onderneming oprichten tot het beheer van de collectieve schuldenregeling. Er zitten bovendien nog heel wat applicaties in de pijplijn die het komende jaar worden ingevoerd. Toch is er nog heel wat werk voor de boeg en zal de volledige digitalisering nog enkele jaren in beslag nemen.
Digitalisering is geen doel op zich maar wel een middel om Justitie efficiënter te laten werken, de toegang te verhogen en de dienstverlening te verbeteren. De Belgische Justitie loopt echter al decennialang achter op vlak van digitalisering. Hierop werd dus prioritair ingezet toen de regering in oktober 2020 aantrad. Om een allesomvattend digitaliseringsproces mogelijk te maken, werd het IT-budget opgetrokken van 40 naar 90 miljoen euro per jaar. Ook 115 miljoen euro aan Europese middelen werden ter beschikking gesteld om Justitie de 21ste eeuw binnen te loodsen. Het digitaliseringstraject dat werd uitgetekend, verschilde radicaal met allesomvattende maar mislukte projecten uit het verleden zoals Mammoet, Cheops en Phenix.
We gaan immers gebruikersgestuurd tewerk en bouw(d)en samen met de verschillende entiteiten 28 afzonderlijke applicaties. Deze zijn onder te verdelen in drie categorieën: het digitaal dossier, de digitale rechtbank en de digitale gevangenis. Achterliggend zijn de databanken gekruist waar nodig. Het voordeel van deze bottom-up aanpak is dat het hele digitaliseringstraject niet wordt gedwarsboomd indien één onderdeel mislukt.
Om te kunnen digitaliseren, was modern ICT-materiaal onontbeerlijk. Sinds oktober 2020 zijn 17.407 nieuwe laptops, 2.949 nieuwe desktops en 2.500 tweede schermen verdeeld onder de rechterlijk orde. De rechtbanken werden voorzien van in totaal 250 kits voor videoconferentie en we verdeelden 2.900 webcams. 306 griffies werden uitgerust met een betaalterminal. Anno 2024 lijkt dat niet bijzonder, maar tot enkele jaren geleden kon men enkel cash of via griffiebon betalen op de griffies.
Just-on-web
Voor de burgers, advocaten en externe dienstverleners is er sinds oktober 2021 Just-on-web als centrale digitale toegangspoort van Justitie. Dit is voor de buitenwereld het gelaat van de digitalisering. Men kan er intussen onder andere verkeersboetes betalen (JustFines), een afbetalingsplan aanvragen (Justinstallment), een bewindvoeringsdossier opvolgen (JustProtect), een strafrechtelijk dossier inkijken (JustConsult), een vonnis van de politierechtbank en het vredegerecht raadplegen (JustJudgment), een onderneming oprichten via onderhandse akte (JustAct), conclusies en stukken indienen als advocaat (JustDeposit), kostenstaten indienen als externe dienstverlener (Justinvoice), een beëdigd vertaler of tolk zoeken of een akte opvragen. Achter Just-on-web, dat per dag gemiddeld 59.690 pageviews registreert, schuilen echter talloze digitale processen.
Het digitaal dossier
Om Justitie van A tot Z te digitaliseren, moeten alle stukken van meet af aan digitaal worden opgesteld, digitaal binnenstromen en digitaal worden verwerkt. Dit is het digitaal dossier.
Tot voor kort stelde de politie een proces-verbaal digitaal op maar werd deze afgeprint en per post overgemaakt aan Justitie. Dit werd dan aan een dossier toegevoegd en desgevallend opnieuw ingescand. Maar sinds september 2023 kunnen de processen-verbaal van de politie digitaal binnenstromen bij Justitie, via ePV. Dit gaat intussen om zo’n 5.000 processen-verbaal per dag. Justitie kan deze digitale dossiers openen in de applicatie JustView, die eveneens vorig jaar werd geïntroduceerd.
Voor het beheer van overtuigingsstukken bij een dossier zoals bewijsmateriaal en inbeslaggenomen zaken is de applicatie JustEvidence in het leven geroepen. Overtuigingsstukken registreren, bijhouden waar deze zijn opgeslagen en beslissen wat ermee moet gebeuren is immers een zeer arbeidsintensief werk voor politie en Justitie. Sinds december 2021 is het gebruik van JustEvidence verplicht. Elk overtuigingsstuk krijgt sindsdien een label met streepjescode op het moment dat het wordt inbeslaggenomen. In 2023 zijn er 505.708 overtuigingsstukken digitaal geregistreerd. Dit waren vroeger allemaal afzonderlijke pagina’s in mapjes.
Advocaten en burgers kunnen conclusies, stukkenbundels, verzoekschriften en brieven digitaal neerleggen via JustDeposit dat werd geïntegreerd in Just-on-web. In 2023 ging het om 1.397.087 digitaal neergelegde stukken, in vergelijking met 367.657 stukken in 2019. Vanaf het najaar van 2024 wordt JustDeposit uitgebreid van burgerlijke zaken naar strafzaken. Ook deskundigen, vertalers en overheidsdiensten zullen vanaf dan hun stukken digitaal kunnen indienen via JustDeposit. Dankzij de app hoeven procespartijen en dienstverleners niet langer naar de rechtbank om louter documenten in te dienen. En in burgerlijke zaken wordt het op dat moment mogelijk om een procedure op te starten via Just-on-Web.
Betrokken partijen in strafzaken kunnen hun dossier digitaal inkijken via Just-on-web. Toegang wordt aangevraagd via JustRequest met behulp van de eID, waarop de griffier goedkeuring moet geven. Vervolgens kan het dossier worden ingekeken via JustConsult. Deze applicatie ging live in juni 2022 voor onderzoeken die afgerond zijn. In 2023 waren er 184.316 digitale inzages door advocaten en burgers. Hierdoor is niet langer sprake van situaties waarbij advocaten in de griffie foto’s moeten nemen van papieren dossiers of van een computerscherm met hun smartphone om op kantoor opnieuw te printen. Ook slachtoffers moeten niet langer naar de griffie om hun eigen dossier in te kijken, maar kunnen dit digitaal vanuit hun vertrouwde omgeving doen of in een justitiehuis met een justitieassistent. Sinds februari 2024 is de scope uitgebreid naar lopende onderzoeken en kan er rechtstreeks geprint worden.
JustJudgment, waarvan de wettelijke basis in oktober 2022 werd gelegd, is het sluitstuk van het digitaal dossier. Dit is namelijk de centrale digitale databank met alle vonnissen en arresten. Op jaarbasis worden reeds een half miljoen vonnissen van de politierechtbank en de vredegerechten beschikbaar gesteld aan de procespartijen via Just-on-web. De verdere uitbouw van JustJudgment liep echter technische vertraging op. De gefaseerde ingebruikname is nu voorzien voor het tweede deel van 2024. Eerst zijn de vonnissen van het Hof van Cassatie aan de beurt. Uiteindelijk zullen alle digitale vonnissen van alle hoven en rechtbanken in de databank worden opgenomen. JustJudgment krijgt ook een extern luik waarbij alle uitspraken, weliswaar gepseudonimiseerd, openbaar worden. Hiervoor is een pseudonimiseringsmotor met behulp van AI in ontwikkeling.
De implementatie van JustJudgment gaat samen met de lancering van JustSign en JustSend, waarbij de vonnissen worden voorzien van een digitale handtekening en de documentenstroom digitaal verloopt.
JustSignal is de applicatie voor het beheer van vrijlatingsvoorwaarden, zodat personen die onder voorwaarden staan beter opgevolgd kunnen worden. Deze applicatie werd nog niet gelanceerd en is in volle ontwikkeling. De lancering is voorzien voor het najaar van 2024. Momenteel wordt nog gebruik gemaakt van het verouderde I+Belgium.
De applicatie JustRegister, voor het eenvoudig consulteren van het strafregister, wordt reeds door magistraten gebruikt. De externe component, waarbij burgers zelf een uittreksel van het strafregister kunnen opvragen, is nog in ontwikkeling om toegevoegd te worden aan Just-on-web. Hiervoor moet men nog naar het gemeenteloket. Wel werd reeds een QR-code toegevoegd zodat bijvoorbeeld de werkgever eenvoudig kan controleren of het om een authentiek en up-to-date document gaat.
In december 2022 werd de Databank van Akten van de Burgerlijk Stand (DABS) toegevoegd aan Just-on-web, waardoor onder andere geboorte- en huwelijksakten op één centrale plaats online opvraagbaar zijn. Sindsdien hoeven burgers zich hiervoor niet langer naar het loket van het stad- of gemeentehuis te begeven. Bepaalde gemeenten hadden wel een e-loket hiervoor, anderen niet. De koppeling van DABS met Just-on-web zorgde voor uniformiteit. Sinds de lancering zijn er 21 miljoen afschriften of uittreksels digitaal afgeleverd.
Ook wettelijk werden heel wat zaken gerealiseerd om het digitaal dossier mogelijk te maken. In de wetgeving stond bijvoorbeeld nog vaak expliciet vermeld dat bepaalde formaliteiten zich bijvoorbeeld ‘per aangetekende brief’ of ‘met handtekening’ moesten voltrekken. Bepaalde databanken en applicaties hebben een wettelijke basis nodig. Daarom worden deze legislatuur talloze wetsartikelen aangepast via de wetten Digitalisering & Diversen I, Digitalisering & Diversen Ibis en Digitalisering & Diversen II. Een belangrijke wijziging is dat het digitaal dossier als authentiek brondossier wordt beschouwd en een elektronische handtekening de klassieke handtekening vervangt.
De digitale rechtbank
Nu alle stukken van meet af aan digitaal binnenkomen en digitaal worden verwerkt, is ook een uniform werkproces nodig binnen de hoven, rechtbanken en parketten. Binnen de rechterlijke orde groeiden historisch liefst 20 verschillende dossierbeheersystemen naast elkaar. Deze worden vervangen door JustOne en JustCase.
Het dossierbeheersysteem JustOne is de nieuwe virtuele werkomgeving voor alle magistraten die werk(t)en met het sterk verouderde dossierbeheersysteem MaCH. Aan JustOne zijn alle relevante applicaties die een magistraat nodig heeft, zoals hierboven en hieronder beschreven, gekoppeld. Ook externe databanken zoals de GGB (Gemeenschappelijke Gegevensbank Terrorisme, Extremisme en Radicaliseringsproces) zijn via JustOne raadpleegbaar. De uitrol van de applicatie is sinds begin 2024 gestart bij alle parketten. Per dag zijn er reeds een 500 actieve gebruikers en dit aantal stijgt naarmate meer parketten volledig op het nieuwe systeem overschakelen. Het opvolgen van dossiers verloopt hierdoor veel efficiënter en er zijn automatische knipperlichten indien termijnen overschreden dreigen te worden of bepaalde zaken geen gevolg krijgen. Voor de parketten-en auditoraten-generaal, de politieparketten, arbeidsauditoraten, correctionele rechtbanken eerste aanleg, politierechtbanken, vredegerechten en de administraties is telkens een aangepaste versie van JustOne ontwikkeld, met dezelfde basis maar met een lay-out en specifieke modules op maat van elke entiteit. Deze worden allen in 2024 en begin 2025 in gebruik genomen.
Het dossierbeheersysteem JustCase is volop in ontwikkeling en zal bij het Hof van Cassatie, de strafuitvoeringsrechtbanken, de jeugdrechtbanken en de jeugdparketten worden ingevoerd. Dit is nog voorzien voor 2024.
Zittingen kunnen voortaan ook digitaal worden georganiseerd. De wettelijke basis hiervoor werd in april 2024 goedgekeurd door het parlement. Specifiek voor videozittingen en hybride zittingen is JustCourt ontworpen. Deze applicatie is opgeleverd en wordt vanaf eind mei 2024 eerst in gebruik genomen in de rechtbanken van Mechelen, Brussel en Marche-en-Famenne. Via JustCourt is het voor de betrokken partijen mogelijk een dossier digitaal te pleiten voor de rechtbank. Via de app kan ook uitstel worden aangevraagd en het zittingsmanangement wordt geïntegreerd. Dankzij dit laatste krijgen burgers, advocaten, tolken en deskundigen een beter zicht op welke zaak op welk moment behandeld wordt zodat er minder tijd wordt verloren met wachten ter plaatse. Ook gedetineerdentransport zal hierdoor efficiënter georganiseerd kunnen worden.
Om de efficiëntie in bepaalde specifieke procedures te vergroten, de toegang tot Justitie te verhogen en de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren, zijn verschillende afzonderlijke applicaties ontwikkeld.
JustProtect is de applicatie voor het beheer van bewindvoeringsdossiers en is sinds 2021 toegankelijk via Just-on-web. Hierdoor kunnen burgers hun eigen bewindvoeringsdossier opvolgen. Sinds de start zijn er 619.027 documenten elektronisch verstuurd en dus niet meer per brief. In die periode zijn ook 434.056 verzoekschriften elektronisch neergelegd, waarvan zo’n 80% door advocaten, 18% door burgers en 2% door medewerkers van een instelling.
JustRestart is het centraal register voor de collectieve schuldenregeling en werd in november 2023 gelanceerd op Just-on-web. De advocatuur ontwikkelde en beheert deze applicatie. De procedure voor de arbeidsrechtbank werd volledig gedigitaliseerd. Burgers, rechtspersonen, gerechtsdeurwaarders en advocaten hebben toegang en kunnen dossiers sindsdien vanop afstand beheren. Bij de opstart doken verschillende kinderziektes op, maar deze zijn zo goed als volledig verholpen. JustRestart bevat intussen 59.016 dossiers en er werden 54.522 schuldinvorderingen digitaal ingediend.
Eveneens ontwikkeld door de advocatuur is Justinsolvent, voorheen gekend als RegSol. Dit online digitale platform werd reeds in 2017 gelanceerd en faciliteert de afhandeling van faillissementsdossiers, gerechtelijke reorganisaties en overdrachten onder gerechtelijk gezag. Dit moet nog worden geïntegreerd op Just-on-web.
Dankzij de lancering van JustAct in oktober 2023 kan de oprichting van een vzw volledig digitaal. Dit is ook het geval voor andere vennootschappen waarvoor een onderhandse akte volstaat. Intussen werden de oprichtingsformulieren gestandaardiseerd en gebruiksvriendelijker gemaakt. De volgende stap is dat ook aanpassingen van de statuten, benoemingen, zetelwijzigingen en meer via JustAct kunnen gebeuren.
Justinvoice is de applicatie voor de facturatie van prestaties door externe dienstverleners. Sinds juni 2022 kunnen zij via Just-on-web hun kostenstaten indienen. Dankzij het verbeteren van de werkprocessen en de invoering van Justinvoice zijn de betalingstermijnen van de gerechtskosten afgenomen van gemiddeld 63 dagen in 2020 tot gemiddeld 18 dagen in 2023. Het aantal facturen dat binnen de 30 dagen wordt betaald door Justitie, steeg van 48% in 2020 tot 91% in 2023. Sinds de lancering zijn er 2.800 unieke gebruikers die samen 145.000 facturen digitaal indienden. Het meetbureau DAV (Dienst Administratieve Vereenvoudiging) berekende dat de beheerskosten voor Justitie met 3,7 miljoen euro zouden dalen indien het gebruik van Justinvoice verplicht zou worden. Op termijn is dat ook de bedoeling, al krijgen de dienstverleners eerst de tijd om zich aan te passen.
Bij de lancering van Just-on-web werd JustFines als een van de eerste applicaties geïntegreerd. Hierdoor kunnen burgers hun boete digitaal betalen, betwisten of een afbetalingsplan (Justinstallment) vragen. In 2023 werden de helft van de boetes digitaal betaald met een QR-code. De betalingsgraad bedraagt 90%, terwijl dat in 2017 nog 80% was. Eén jaar na de invoering van de afbetalingsplannen in november 2022, hadden al 44.362 burgers een afbetalingsplan aangevraagd. Meetbureau DAV berekende dat JustFines zorgt voor een administratieve lastenverlaging van 23 miljoen euro voor de politie. Justinstallment levert een lastenverlaging op van 431.463 euro voor justitie en 324.978 euro voor de burger.
JustBan is het centraal register van de door de rechter opgelegde bestuursverboden. Deze app werd in oktober 2023 toegevoegd aan Just-on-web. Sindsdien kan iedereen controleren als de persoon of onderneming waarmee men in zee gaat al dan niet een bestuursverbod heeft opgelopen. Dit moet ervoor zorgen dat malafide ondernemers niet opnieuw slachtoffers maken. In de databank bevinden zich zo’n 10.000 strafrechtelijke bestuursverboden. Sinds de lancering zijn er reeds 38.618 opvragen geweest. Binnenkort worden ook de burgerrechtelijke bestuursverboden gekoppeld.
Dankzij de eerste versie van JustStamp hoeven burgers sinds december 2022 niet langer naar Brussel om officiële documenten te laten legaliseren als deze werden vertaald door een beëdigd vertaler. Als er in het buitenland officiële Belgisch documenten nodig zijn, moeten deze meestal worden vertaald in de desbetreffende landstaal en in België gelegaliseerd aan de hand van een stempel. De 2.500 beëdigd vertalers zijn immers aangesloten op het platform eLegalization van de FOD Buitenlandse Zaken, waardoor dit proces digitaal verloopt. Er zijn intussen 23.079 dossiers met legalisatieaanvragen ingevoerd in de tool. Volgens meetbureau DAV levert dit een administratieve kostenbesparing van 18 miljoen euro op verdeeld over de beëdigd vertalers, de administraties en de burger. Intussen wordt JustStamp verder ontwikkeld, de digitale stempel van Justitie.
JustPublish is het nieuw dossierbeheersysteem van het Belgisch Staatsblad dat werd geïmplementeerd en toelaat om gegevens veel vlotter te verwerken. Sinds vandaag heeft het Belgisch Staatsblad ook een gloednieuwe website, voor het eerst in 27 jaar. De website Staatsblad.be oogt niet enkel veel frisser maar is ook gebruiksvriendelijker om opzoekingen te doen. De beschikbare publicaties lopen voortaan terug tot 1960 en niet 1997. Daarnaast zijn de complete wetboeken beschikbaar in de gekoppelde Justel-databank. De volgende stap is een nieuw portaal voor de instellingen die aanvragen tot publicatie indienen. Er wordt ook een AI-tool geïntegreerd, die onder andere de zoekfunctie verder zal verbeteren. Momenteel bevinden we ons in de fase waarin verschillende AI-zoekmotoren worden getest op de niet-persoonsgebonden inhoud van het Belgisch Staatsblad om na te gaan welk model het beste resultaat oplevert, zowel in functie van de nauwkeurigheid van de resultaten, als de kostprijs.
JustGuardian wordt de applicatie om voogdijdossiers op te volgen en JustFamily de applicatie voor procedures voor de familierechtbank in het kader van een echtscheiding of regelingen rond de kinderen. De ontwikkeling van deze applicaties liep echter vertraging op en de lancering is nog niet in zicht. Op termijn moeten deze worden toegevoegd aan Just-on-web.
De digitale gevangenis
Ook in onze gevangenissen wordt volop gewerkt aan een digitale transformatie.
JustFromCell is het digitale platform waarvan gedetineerden gebruik kunnen maken vanuit hun cel. Het moet hun re-integratie bevorderen. Via de app is het onder andere mogelijk om te communiceren met de gevangenisdirectie en de psychosociale dienst, het individueel detentiedossier op te volgen, persoonlijke bestellingen te plaatsen, e-books te lezen, vertaaltools te gebruiken, opleiding te volgen en te solliciteren. JustFromCell is reeds in gebruik genomen in de inrichtingen Haren, Dendermonde, Aarlen, Ieper, Brugge en Ittre. Dit is goed voor zo’n 3.000 gedetineerden. Het wordt stelselmatig verder geïmplementeerd in de andere gevangenissen. Doornik, Leuven-hulp, Namur, Leuven Centraal, Gent, Hasselt, Saint-Hubert zijn de volgende aan de beurt. Dat zijn opnieuw 3.000 gedetineerden.
JustPrison moest het huidige verouderde dossierbeheersysteem SIDIS Suite van de gevangenissen vervangen. Zo zou het voorzien in veel meer functionaliteiten om individuele dossiers van gedetineerden beter op te kunnen volgen. Door problemen bij de ontwikkeling en aanhoudende vertragingen is de samenwerking met de private partner echter stopgezet. Er wordt een nieuwe overheidsopdracht gepubliceerd. Intussen blijft de continuïteit van deze belangrijke toepassing gegarandeerd door SIDIS Suite.
JustCare is de opvolger van Epicure, het dossierbeheersysteem voor de gezondheidszorg in de gevangenissen. Met JustCare zullen artsen en psychologen een digitaal patiëntendossier kunnen opbouwen dat volledig in lijn ligt met de gezondheidszorg buiten de gevangenis. JustCare wordt momenteel volop ontwikkeld. Het is de bedoeling om in het najaar van 2024 op te leveren.
Paul Van Tigchelt, minister van Justitie: “De digitaliseringstrein van Justitie zit op kruissnelheid. Deze legislatuur zijn talloze apps gelanceerd en nieuwe dossierbeheersystemen geïntroduceerd die Justitie achter de schermen efficiënter doen draaien. Maar ook op de voorgrond is er heel wat aan het veranderen. Op Just-on-web kunnen burgers, advocaten en dienstverleners intussen terecht voor talloze diensten: het inkijken van het strafdossier, het neerleggen van stukken voor de rechtbank, bewindvoeringsdossiers en collectieve schuldenregeling beheren, een boete betalen en afbetalingsplannen vragen, het register met bestuursverboden consulteren, een vzw oprichten en noem maar op. We willen ook nieuwe technologieën omarmen bij Justitie. Zo nemen we geen afwachtende houding in inzake artificiële intelligentie, maar zijn er verschillende apps waarin we dit willen implementeren. Niet elke applicatie is een succes geworden. We zijn veel obstakels tegengekomen en niet alles loopt van een leien dakje. Maar het is net door die gesegmenteerde aanpak dat we ervoor hebben kunnen zorgen dat dit onze algemene vooruitgang niet blokkeerde. Het werk is verre van af. Dit is een project dat over meerdere legislaturen loopt. Maar Justitie is eindelijk op het juiste spoor gezet.”