België is volgens de Europese Commissie op het vlak van justitie één van de meest digitaal achtergestelde landen in Europa. Een weinig benijdenswaardige positie waar onder meer de mislukte digitaliseringsprojecten uit het verleden toe hebben bijgedragen. Vice-eersteminister en minister van Justitie Vincent Van Quickenborne wil het nu anders aanpakken en heeft een realistisch stappenplan uitgewerkt om justitie de 21e eeuw binnen te loodsen. Daarbij is justitie door de federale regering geselecteerd als één van de cruciale domeinen in het kader van het Europese Plan voor Herstel en Veerkracht. De komende jaren wordt daarbij 100 miljoen euro geïnvesteerd in de digitalisering van justitie.
De federale regering heeft vorige vrijdag een akkoord bereikt over de projecten die worden geselecteerd in het kader van het Plan voor Herstel en Veerkracht van de Europese Unie. De regering wil met dit ambitieuze herstelplan een antwoord bieden op de structurele uitdagingen van ons land.
Eén van die uitdagingen is justitie binnenloodsen in de 21e eeuw. Daar is nog heel wat werk aan de winkel. De voorbije jaren bestempelde de Europese Commissie in verschillende rapporten ons land steevast als een achtergestelde of onderontwikkelde regio op het vlak van digitale justitie, samen met Griekenland, Cyprus en Kroatië.
Dit is een terechte beoordeling. Justitie heeft in ons land een enorme technologische achterstand. Meer dan 8.000 medewerkers hebben een computer die ouder is dan acht jaar. Bovendien wordt daarbij nog steeds gebruik gemaakt van Office 2013. Een systeem dat vanaf volgend jaar niet langer ondersteund zal worden door Microsoft wegens te verouderd. Driekwart van de diverse dossierbeheersystemen van de rechterlijke orde zijn meer dan vijftien jaar oud. De externe bedrijven die aangesteld zijn om deze te onderhouden, vinden zelfs geen informatici meer die met deze verouderde systemen kunnen werken.
Bovendien hinkt Justitie ver achterop in vergelijking met andere overheidsdiensten. Justitie beschikt over veel gegevens die nuttig kunnen zijn voor Financiën (fraude) en politie- en andere veiligheidsdiensten. Hierdoor wordt de achterstand van Justitie een blokkerende factor voor de andere overheidsdiensten en de federale overheid als geheel.
Minister Van Quickenborne: “Europa vraagt te investeren in vergroening en digitalisering. Het feit dat justitie vaak te traag en te oubollig werkt, is in grote mate te wijten aan de gebrekkige digitalisering. Als we het vertrouwen van de burgers in justitie willen herstellen, dan is een snellere, menselijkere en straffere justitie een cruciale voorwaarde om hierin te slagen. Dit is voor mij één van de belangrijkste uitdagingen van de komende jaren.”
Leren uit het verleden
Aan de digitalisering van justitie is al heel wat werk besteed. Over een periode van bijna 30 jaar werden hiertoe verschillende pogingen ondernomen. De projecten om justitie te digitaliseren, volgden elkaar in sneltempo op. Mammoet, Phenix en Cheops zijn enkele van de gekendste voorbeelden.
Grote hervormingsprojecten zoals Phenix hadden het opzet om alle hoven en rechtbanken met één systeem te laten werken. Dergelijke plannen strandden als gevolg van een opeenstapeling van vertragingen, gebrekkige kennis van de interne processen bij de rechtbanken en een verlies van vertrouwen bij de eindgebruikers.
Cheops wou geleidelijk alle rechtbanken naar één systeem brengen maar is hier niet in geslaagd. Intussen werd het dossierbeheersysteem MaCH ingevoerd bij de vredegerechten, politierechtbanken en politieparketten. Vanaf 2015 zijn ook de correctionele parketten aangesloten.
Minister Van Quickenborne: “De opeenvolging van volledig of gedeeltelijk gefaalde digitaliseringsprojecten toont dat dit een zeer moeilijke opgave is. Toch mogen we ons hier niet bij neerleggen. We moeten leren uit wat er fout liep bij voorgaande projecten en het nu slimmer aanpakken. Ten eerste kies ik niet voor de zoveelste grote revolutie. We moeten kijken naar welke digitale bouwstenen er reeds bestaan en hoe we die kunnen inpassen in een nieuw systeem. Ten tweede moet je de actoren op het terrein hier volop bij betrekken. Hun inbreng is van levensbelang voor het slagen van dit project. Van bovenaf opgelegde, theoretische concepten zijn gedoemd om te mislukken. Tot slot is snelheid een cruciale factor. Het heeft geen zin om systemen zo traag in te voeren dat ze al compleet verouderd zijn nog voor je hiermee klaar bent. Die lessen vertalen we nu in een digitaal transformatieplan om de enorme digitale achterstand bij justitie weg te werken. Dat doen we op een manier waarbij de mensen op het terrein elke dag de vooruitgang merken, betrokken worden en de drijvende kracht zijn van de digitalisering. Combineer dat met een gewijzigde context waarbij corona als game changer gewerkt heeft en er veel bereidheid is bij een nieuwe generatie magistraten en dan zal deze grote investering van 100 miljoen euro wel kunnen zorgen voor de digitale transformatie van justitie.”
Digitaal transformatieplan
De middelen uit het herstelplan moeten als hefboom dienen om te investeren in een structurele digitalisering. We voorzien 100 miljoen euro voor een digitaal transformatieplan in 5 concrete stappen. Zo kunnen we het Belgische justitie-apparaat uit het moeras halen.
Stap 1: Modern materiaal als basis van een gebruikersgestuurde aanpak
We zorgen voor degelijk IT-materiaal voor de mensen op het terrein. Dit jaar zullen we meer dan 10.000 nieuwe laptops, computers en tweede schermen voorzien. Naast de hardware investeren we ook in de software. Alle gebruikers bij justitie zullen dit jaar nog over Office 365 kunnen beschikken.
Minister Van Quickenborne: “Het meest geavanceerde pakket waar men binnen de FOD Justitie mee werkt, is Office 2013. Sommigen zijn zelfs aangewezen op de gratis variant OpenOffice. Dat is onaanvaardbaar. Een goede digitalisering van justitie begint met de mensen van Team Justitie goed materiaal te geven. Zo betrek je iedereen vanaf dag 1 in de digitaliseringsgolf.”
Medewerkers met goed IT-materiaal vormen de basis om het verdere digitaliseringproces op te bouwen. Daarom zullen we vanaf het begin leertrajecten uitwerken die twee zaken beogen. Ten eerste worden de magistraten en het gerechtspersoneel waar nodig opgeleid in het werken in een steeds meer papierloze omgeving. Ten tweede geven zij aan wat hun specifieke noden en verwachtingen zijn van de digitale tools die we voor hen uitwerken. We leggen de zaken niet van bovenaf op, maar gaan gebruikersgestuurd te werk. Zo bouwen we als één team aan een breed gedragen en op maat uitgewerkt digitaal systeem voor justitie.
Stap 2: Eén digitaal dossier dat overal toegankelijk is
Samen bereiden we zo de tweede fase voor. Dat is het invoeren van een globaal digitaal documentbeheersysteem. Eenvoudig uitgedrukt: het digitaal dossier. Ook hier vermijden we de fout uit het verleden om opnieuw de omslag te willen maken naar een volledig nieuw systeem met jarenlange vertragingen door het aanpassen van de dossiers aan het nieuwe format en de vele kinderziekten die gepaard gaan met de invoering ervan. De structuur van het huidige dossierbeheersysteem blijft behouden als basis. Maar we gaan het een volledig nieuwe gebruikersinterface geven en voorzien van nieuwe functies.
Minister Van Quickenborne: “De interface waarmee onze mensen moeten werken is compleet achterhaald. Zo gebeurt de input nu nog grotendeels op basis van de F-toetsen (F1, F2, etc.). Dat is gewoon absurd. Door de structuur van het oude systeem te behouden en een nieuwe interface uit te werken, kunnen we snel schakelen en dit snel invoeren.”
We zorgen ook voor een eenvoudige en veilige toegang tot het digitaal dossier. Zo kan dit automatisch beheerd worden en kunnen magistraten, advocaten en betrokken partijen steeds van op afstand het digitaal dossier raadplegen en aanvullen. Nu kunnen advocaten dit enkel doen op de computers van de griffie van de rechtbank. Het leidt tot kafkaiaanse situaties waarbij zij zich voor kopieën van het dossier genoodzaakt zien om foto’s te trekken van het computerscherm met hun smartphone. Een efficiënt en vlot toegangssyteem zoals bijvoorbeeld de itsme-toepassing moet hier een einde aan maken.
Stap 3: Alle databanken gelinkt
Het centrale digitale dossier koppelen we aan systemen van externe partners en verschillende bestaande input-bronnen. Denk daarbij aan e-Deposit voor de elektronische neerlegging van stukken of het PACOS-systeem, het digitaal loket van bewijsstukken, en vele andere. Al die digitale bouwstenen worden samengevoegd in één systeem. We linken alles ook aan de bestaande toepassingen bij andere overheidsdiensten zoals politie of Financiën. Daarbij zien we erop toe dat de privacywetgeving steeds gerespecteerd wordt. Zo wordt justitie opnieuw de performante schakel die het moet zijn in de kern van het overheidsapparaat.
Minister Van Quickenborne: “Uit verschillende digitaliseringsprojecten in het verleden zijn er afzonderlijke digitale tools die wel al hun nut bewezen hebben. Het is nu zaak om die verschillende puzzelstukken samen te leggen en te linken aan het digitaal dossier.”
Stap 4: Ons doel: ‘Just-On-Web’, zoals Tax-On-Web
Dit alles komt samen in de centrale toegangspoort tot de vernieuwde digitale justitie: Just-On-Web. Net zoals er reeds lang een gelijkaardig systeem is ingevoerd voor Financiën, zorgen we voor een uniek platform waarop burgers, advocaten, ondernemingen, gerechtsdeskundigen, … terecht kunnen voor alle vragen en diensten binnen justitie. Tegelijk hebben we aandacht voor wie digitaal minder vlot is, door kiosken te voorzien in de rechtbanken waar men met de hulp van justitiemedewerkers van alle mogelijkheden van Just-On-Web kan gebruik maken.
Minister Van Quickenborne: “Net door veel van het administratieve werk te digitaliseren, krijgen onze medewerkers de handen vrij om zich meer bezig te houden met de warme kant van justitie: mensen helpen. Het laat ons net toe om aan de loketten en in de kiosken mensen beter bij te staan. Justitie moet het gezicht worden van een klantvriendelijke en menselijke overheid.”
Ook voor het beheer van gevangenissen en de noodzakelijke digitale voorzieningen voor gedetineerden maken we een Just-On-Web voor gevangenissen. Zo kunnen gedetineerden bijvoorbeeld hun dossier digitaal inkijken en moeten ze niet langer door politie van en naar het gerechtsgebouw begeleid worden. Ze zullen het platform ook kunnen gebruiken om opleidingen te volgen of om te solliciteren in aanloop naar hun vrijlating. Dit zal helpen om ook gedetineerden beter te begeleiden en hen van het criminele pad afhelpen. Zo kunnen we de te hoge recidive in ons land terugdringen.
Stap 5: Performantere justitie boekt resultaten
Deze investeringen in de digitalisering van justitie moeten vervolgens het vliegwiel van de terugverdieneffecten op gang brengen. De investering van 100 miljoen euro kan zo voor een multiplicatoreffect zorgen. Dit is nodig als je de achterstand van justitie in overweging neemt. Zo beschikt de FOD Financiën over een ICT-budget dat het drievoudige van de FOD Justitie is. De digitalisering biedt veel opportuniteiten qua terugverdieneffecten. Zo kan een digitale transformatie al een besparing van 10 miljoen euro per jaar op portkosten van papieren briefwisseling betekenen. Belangrijker zijn de winsten die uit een efficiëntere boete-inning kunnen gehaald worden. Het voorbeeld van het Crossbordersysteem dat de inning van verkeersboetes op korte tijd opdreef naar 93% toont dat dit kan. Door de digitalisering van justitie kunnen we ook de andere boetes beter innen. Daar is de inningsgraad veel lager: 30%. Daarom breiden we Crossborder uit naar alle betalingen aan Justitie. Ook de koppeling aan de systemen van de fiscale administratie zal voor betere vervolging en strafuitvoering zorgen. Ook de ruimere impact van deze efficiëntiewinsten mag niet onderschat worden. Zo bedraagt de jaarlijkse omzet van de juridische sector in ons land zo’n 5 miljard euro. Zelfs met een beperkte efficiëntiewinst van 5% zal deze basisinvestering 250 miljoen euro opleveren aan kostenbesparing voor de sector.
Minister Van Quickenborne: “Er moeten meer straffen uitgevoerd worden. Ook de boetes. Door het performante digitale inningssysteem van de verkeersboetes uit te breiden naar alle boetes, dringen we de straffeloosheid terug en kan justitie efficiënter werken.”
Door het digitaal beheer zullen magistraten ook een beter overzicht hebben van de verschillende dossiers. Het zal hen in staat stellen om meer onderbouwde keuzes te maken over hoe de beschikbare middelen efficiënter in te zetten. Ook beleidsmakers zullen over betere data en statistieken beschikken om datagestuurde beslissingen te nemen. Een volgende stap in het efficiënter maken van justitie.
Vincent Van Quickenborne, vice-eersteminister en minister van Justitie: “We willen justitie sneller, menselijker en straffer maken. Digitalisering is daarbij geen doel op zich, maar een middel om dat te realiseren. Justitie heeft een dramatische digitale achterstand tegenover andere overheidsdiensten en de sectoren waarmee ze in aanraking komt. Dat we tot de meest achtergestelde landen van Europa worden gerekend, is een blamage voor ons land. We moeten lessen trekken uit de mislukte digitaliseringsprojecten van het verleden en het slimmer aanpakken. Nu kan het wel lukken. Er is een forse investering van 100 miljoen euro. Er is heel veel bereidheid om hierin mee te stappen bij een nieuwe generatie magistraten. Bovendien was corona een game changer die in alle regionen van justitie voor een click gezorgd heeft. Dit digitaal transformatieplan investeert 100 miljoen euro extra in vijf concrete stappen. Daarbij betrekken we steeds de mensen op het terrein en tonen hen dag na dag de vooruitgang. Op die manier maken we ze weer trots op justitie en pakken we het samen aan als één team: Team Justitie. Zo zal justitie weer ten volle haar rol kunnen vervullen in het hart van het overheidsapparaat en zorgen voor een efficiënte en menselijke dienstverlening.”
Perscontact
Edward Landtsheere
Woordvoerder
+32 479 44 93 29